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會議活動執行手冊簽到模塊:會議活動現場怎么簽到?

來源:活動策劃公司   發布時間:2020-10-16 14:56:42   瀏覽次數:2338

會議簽到前期、中期有哪些工作內容?會議簽到流程、會議活動簽到細節有哪些注意事項?會議服務公司、活動慶典策劃公司——伍方會議聯合業內有資深經驗的活動人一同編寫了會議活動現場簽到模塊的執行規范。

2019年度圣奧合作伙伴答謝晚宴簽到處
2019年度圣奧合作伙伴答謝晚宴簽到處

一、前期

1.前期確認信息:

(1)收集完整客戶名單與抵達信息;

(2)確認用房數與房型;

(3)確認分房要求及標準;

(4)確認是否預留房間、明確保底房間數量;

(5)簽到處需要至少一名知曉嘉賓情況的對接人在

場,以便碰到非名單內的嘉賓到場及時核實;

(6)確認簽到臺的擺放位置及時間、簽到臺所需物品(電源、電話、網線、指示牌、水牌等);

(7)確認VIP房間及客人姓名;

(8)工作人員分工與職責;

(9)簽到所需道具;

2.簽到臺布置及物品準備

準備筆、紙、訂書機、簽到表、分房表、電腦、電子簽到設備、一米欄、裝飾品等;

3.會議資料及禮品準備

(1)嘉賓證、參會證、媒體證、主辦方、工作證等分類擺放;

(2)資料袋中一般包括議程、會議期刊、會議手冊、會議資料、餐券、禮品等;

4.注意事頊

在酒店及會場的主要通道及入口處,應設有指引牌或顯示屏進行指引。

新東方2019財年總結表彰暨2020財年工作部署動員大會簽到環節
2020新東方年會掃碼電子簽到

二、中期

1、彩排

(1)前臺所有人員都參與;

(2)認真嚴格按照既定流程進行,如發現問題及時解決并改變策略;

2.簽到

(1)隨時與接機接站組保持聯系,及時得到機場/車站接駁車輛發車情況;

(2)提前準備即將抵達酒店的客人的簽到表;

(3)看到客人到達會場或酒店大堂時,應主動詢問是否為參會嘉賓;

3.取房

跟酒店確認每次取房的房號、房數、房型進行記錄,簽字確認;

4.分房

安排房間要確定好性別,避免男女混住的尷尬;

6.核對整理各種數據

(1)簽到處整理當日實到客人人數、各區域人數;

(2)分房處統計實際用房數、房型;

(3)統計會議資料及禮品的實際發放數量,與簽到表登記的數量核對;

7.收集整理簽到臺剩余物品

8.會議期間工作

(1)收集整理返程信息;

(2)會議相關事宜的咨詢:包括日程安排、會議地點等;

(3)會議期間的叫早設定、每天房間數的統計確認;

(4)專人負責接待客人領取發票;

9.注意事項

(1)統計客人信息時,保留客人發送的原始資料;和客人對完信息后,及時將更改后的信息發給客戶確認;

(2)遇到客人調換房間或物品,需及時做好登記;

(3)因為航班及大巴接駁等原因,可能同一時間會有大批量參會人員到達,需要提前安排好現場維持報到注冊秩序工作人員。

2019康巴赫新品發布會活動現場簽到
2019康巴赫新品發布會參會者填寫活動現場簽到表

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