作為活動人或活動主辦方到一個城市辦會展活動，常會被這些問題困擾。100人以上的活動需要報批嗎？500人活動要有哪些報批？500人以下的活動需要報批嗎？商場辦活動需要報批嗎？開業活動需要報批嗎？大型賽事活動報批流程是怎樣的？活動報批需要什么資料？上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶開展論壇活動需要報批嗎？
▲年會活動現場
會展活動是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。其內涵是指在一定的地域空間，圍繞特定主題，眾多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會交流活動；其外延包括各種類型的博覽會、展覽會、展銷會、大中型會議、競技運動、文化活動、節慶活動、廟會活動等。在大型會議活動的運營管理中，報批是不可缺少的環節，且是如果不能成功報批還有可能讓活動出現臨時流產的情況。
根據《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，待取得相關部門批準后方可實施。我們一般常見的活動，需要報批的以公安、消防、文化和環衛四個部門為主，其他的申報行政機關也有可能出現，但通常較少，以四者居多。
▲大型會議活動實拍
一、公安部門報批
為了保證各項大中型會議活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。
通常來說，是否需要報批和向哪一級部門報批取決于會議活動的人數。參加人數在二百人以上三千人以下的，由縣（區）級公安機關許可；人數在三千人以上的，由地（市）級公安機關許可；跨地區的群眾性活動，由共同的上一級公安機關許可。活動申請所需要提交的文件資料有：
（1） 活動方案和說明；
（2） 活動安全保衛工作方案；
（3） 場地管理者出具的同意使用證明；
（4） 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；
（5） 法律、法規和規章規定須經有關主管部門批準的活動，應當同時提交有關批準文件。
在這其中，以活動安保工作最為重要，尤其是大型會議活動、大型會展活動，安保工作方案所需要包含的要點有：
（1） 活動的時間、地點、人數、規模、內容及組織方式；
（2） 安全工作人員情況、數量和任務分配、識別標志；
（3） 場地建筑和設施的消防、安全情況；
（4） 入場票證的管理、查驗措施；
（5） 場地人員的核定容量；
（6） 迅速疏散人員的預備措施。
以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經過安全的防偽監制，即便現場工作人員佩戴的工作證件也需要查驗。
二、消防部門審批
大型會議活動的組織除了安全問題，還有很重要的就是消防安全了。消防部門主要針對活動場地的消防設施和措施進行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。
具體來說，在各種大型會議活動中的舞臺或展位搭建方案，包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經過主管單位或消防部門的審批。
我國的消防法規定， 舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災危險的，主辦單位應當制定滅火和應急疏散預案，落實消防安全措施，并向公安消防機構申報，經公安消防機構對活動現場進行消防安全檢查合格后，方可舉辦。
三、文化部門報批
凡是有大型營業性演出的活動或活動中帶有表演內容的活動，一般都需要提前經過文化部門的審批。并且，根據《營業性演出管理條例實施細則》第三十條規定，任何單位舉辦營業性演出活動，都應當委托演出公司承辦，并按照規定辦理審批手續。營業性演出主要包括下列方式：
（1） 售票或者包場的；
（2） 支付演出單位或者個人報酬的；
（3） 以演出為媒介進行廣告宣傳或者產品促銷的；
（4） 有贊助或者捐助的；
（5） 以其他經營方式組織演出的。
其中，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業性演出場所舉辦營業性演出活動的，應當報經當地縣級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關和其他有關部門批準。申請時應提交的文件有：
（1） 演出申請書；
（2） 與演出相關的各類演出合同文本；
（3）演出節目內容材料；
（4） 營業性文藝表演團體的《演出證》。
四、環衛部門審批
環衛部門一般對會議活動的相關審批比較少，需要環衛部門審批的會議活動主要是跟公共環境有關的，比如在會場附近區域懸掛橫幅、豎幅等可能影響市容的宣傳材料（會場所轄場地以內不算）。
所以，大型會議活動報批最關鍵的還是在于公安、消防、文化部門，而報批成功也有兩個非常關鍵的工作，一是把握好時間，最好是盡量提早以備審批流程需要消耗的時間，不要錯過了最佳報批時間；二是準備好材料，清晰了解活動當地部門一般需要查詢的材料，這些材料可以向場地方咨詢。
▲企業上市儀式活動現場
